A comunicação é um processo que envolve muitos aspectos, dentre eles a troca de informações e a sua eficácia é considerada como um dos principais fatores de sucesso na gestão dos projetos.
Segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), gerenciar as comunicações na fase de projeto é empregar os processos necessários para que seja garantida geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações de forma oportuna e adequada.
Nós preparamos algumas dicas que irão te ajudar a obter resultados mais satisfatórios nos seus projetos.
ESTRUTURA DE UM PLANO DE COMUNICAÇÃO
O responsável pelo planejamento de comunicação deverá identificar e compartilhar de maneira estruturada com os demais envolvidos no projeto.
Stakeholders
O primeiro passo no planejamento é listar todos os stakeholders do seu projeto. Os stakeholders são todas as partes envolvidas com o projeto, como Cliente, Construtora, Engenheiro, Arquiteto, Gerente de Projeto etc. Com essa lista, o planejador pode pensar nos tópicos gerais que devem ser comunicados.
Itens de comunicação em projetos
Depois de delinear os principais temas de comunicação e os requisitos de cada Stakeholder, você pode começar o detalhamento necessário para colocar o plano de comunicação na prática. Cada item de comunicação que afeta o sucesso do projeto deve ser listado e classificado.
Coleta de informações
Diálogo
Decisão/Ação
Responsabilidades
Ao alocar as pessoas responsáveis por cada item de comunicação, o gestor responsável pelo planejamento da comunicação deve identificar o emissor e o receptor a cada item. De acordo com cada situação, quem será responsável por transmitir a mensagem, para quem e de que maneira. Ao visualizar as diferentes situações, considere o ambiente e os recursos disponíveis. É papel do planejador pensar em otimizar a comunicação.
O planejador também deve pensar em como a comunicação será registrada para posteridade e avaliação. Um registro para uma reunião, por exemplo, é a ata da reunião.
Comunicação entre escritório e canteiro de obras
No setor de construção civil, os profissionais atuam basicamente em dois ambientes bem distintos a cada projeto: o escritório e o canteiro de obras. Estudos mostram que 80% das atividades e custos acontecem nos canteiros de obras. No entanto, a maioria das decisões sobre planejamento, controle de orçamento e alocação de recursos acontecem no escritório. É necessária uma comunicação fluída entre os dois ambientes de trabalho para atualizar os pressupostos nos relatórios de escopo, prazo, e custos e liderar as incertezas diárias.
Uma maneira bem simples para começar é implantar uma plataforma de comunicação móvel em projetos que combina aplicativos móveis com ferramentas baseadas na web para uso no escritório.